Entender como organizar a rotina pode te ajudar a não somente alcançar suas metas, mas também a ter momentos de descanso e lazer. Confira como algumas ferramentas analógicas e digitais podem te ajudar

O ano está quase acabando e é normal se perguntar: ainda dá tempo de descobrir como organizar a rotina e colocar isso em prática de um jeito mais simples? Claro que sim! Apesar de muitas pessoas não verem o fim do ano como um tempo de se organizar, sempre é hora de desenhar novos recomeços.

E, sim, não é à toa que aquele ditado “o ano só começa depois do carnaval” é tão falado. Além de explicações astrológicas, também há um viés prático que explica o nosso preparo para começar a tirar projetos do papel depois de toda a sensação de início do ano e finalização de etapas e feriados passar.

Mas quem sabe você não encontra um tempinho, nesse fim de ano, para se reorganizar por aí?

Neste post, quero falar sobre como tenho me organizado e quais ferramentas analógicas (caderninhos) e digitais estão sendo mais importantes pra mim, a fim de compartilhar dicas com você que deseja se planejar e realizar suas metas também. Vamos juntas!

Qual a melhor forma de organizar rotinas e compromissos?

Já parou pra se perguntar se o modo como você agenda seus compromissos e programa sua semana ou o seu mês é a melhor forma? É normal ter dúvidas sobre isso, e uma coisa que eu costumo fazer é continuar testando até ver o que dá mais certo pra mim (e isso também pode mudar ao longo do tempo).

Para saber como organizar a rotina da melhor forma, é preciso entender primeiramente que não há regras ou ferramentas melhores do que outras, mas o que se encaixa mais nas suas preferências e necessidades.

Então, pra saber como organizar a rotina do dia a dia da melhor forma possível e analisar o que faz mais sentido pra você, é preciso ter uma certa abertura a testar ferramentas. Nesses últimos anos, tenho percebido que mesclar itens analógicos e digitais está dando certo pra mim.

Apesar das dicas sobre como encontrar uma “rotina perfeita” terem se tornado uma tendência nos conteúdos, uma noção de boa organização e/ou produtividade pode variar bastante a depender de cada pessoa, semana e rotina, enfim, não precisa seguir apenas um método ou uma direção sempre.

E o melhor de aprender a se organizar melhor é que isso ajuda você a se conhecer mais também. Ao saber quais momentos do dia ou quais períodos do mês você está com mais energia para determinadas atividades, é mais fácil entender como fazer uma programação mensal que respeite seus limites.

A seguir, vou falar um pouquinho a respeito das ferramentas que tenho utilizado para garantir melhores resultados sobre como organizar a rotina da semana e do mês. Vamos lá!

Ferramentas analógicas

Apesar de a gestão de tempo normalmente ser um desafio constante, já que não temos como garantir muito controle sobre os dias, é fundamental acharmos meios práticos de simplificar e organizar melhor nossa rotina.

E como organizar a rotina de forma analógica? Uma das melhores ferramentas analógicas para isso é o famoso caderninho.

Cadernos ou bloquinhos, com pauta ou sem, podem servir tanto para anotar ideias e referências quanto para guardar lembretes ou planejar os próximos objetivos. Além disso, também costumo utilizá-los para fazer listas, estabelecendo o que é prioridade, e ter momentos de respiro.

Como organizar a rotina com cadernos?

Desde criança, sempre amei ter caderninhos por perto. E o que antes era apenas um meio de rabiscar, testar novas cores e esboçar ideias, passou a ser uma ferramenta fundamental pra me acompanhar na rotina, me ajudando a:

• entender mais o que estou pensando/sentindo;
• visualizar melhor as ideias que surgem;
• fazer mapas mentais;
• organizar os dias;
• ter um tempo só pra mim;
• desopilar a cabeça.

Como uma forma de organizar tudo isso, eu costumo separar alguns cadernos para cada coisa. E a última divisão que eu fiz foi baseada nas minhas necessidades do momento.

Porém, de quais formas os caderninhos podem ajudar quem precisa saber como organizar a rotina?

Vou contar mais detalhes sobre isso! Confira, a seguir, os tipos de cadernos que tenho usado, o porquê de cada um e como cada um deles tem me ajudado.

Espero que te inspire a usar seus caderninhos por aí também para entender como organizar a rotina e manter a criatividade em dia!

Caderno caixa de entrada

Eu chamo de caderno caixa de entrada porque a ideia é que ele sirva pra tudo, então ele também pode ser chamado de caderno de tudo (risos). Sim, eu sei que falei que era bom separar, mas esse eu uso pra não me importar tanto com a organização e servir como um blocão de notas ou borrão mesmo, sabe?

Então deixo esse caderno ao alcance das mãos na mesa pra anotar tudo o que for preciso e o que vier à mente de forma mais rápida e menos preocupada.

Separar cadernos com diferentes propósitos ajuda você a entender como organizar a rotina com mais eficácia, facilitando até a hora de encontrar o que precisa no dia a dia.

Caderno diário de pesquisa

Durante o mestrado em comunicação pela UFC, uma das coisas que mais me ajudou foi ter separado um caderno de diário de pesquisa.

Nesse espaço, eu reuni tanto citações importantes de livros, dissertações ou teses que eu estava lendo quanto também escrevi alguns insights, sensações, dificuldades e perguntas que contribuíram pra escrita da minha dissertação.

Ou seja, apesar de o diário de pesquisa não ser necessariamente uma ferramenta para te ajudar a como organizar a rotina da melhor forma, ele facilita a sua vida, reunindo vários dados importantes dos seus estudos.

Caderno de anotações para cursos e mentorias

Outro caderninho que normalmente tenho é um para cursos menores e mentorias ou consultorias, que serve como um meio de armazenar aprendizados que vou buscando ao longo dos meses.

É legal não só pra consultar com mais rapidez algum ponto que lembro de ter visto em um curso ou workshop/oficina, mas também pra ter uma visão mais ampla do que tenho investido em termos de conhecimento e educação.

Caderno de páginas matinais

Um queridinho dos cadernos é o de páginas matinais. Na teoria, ele deve ser utilizado todos os dias pela manhã: é preciso escrever o que vier à mente, em três páginas, logo depois de acordar.

Porém, na prática, não é sempre que consigo fazer isso ao amanhecer, então uso mais principalmente quando preciso descarregar pensamentos, aliviar a ansiedade e entender melhor o que estou passando.

A página matinal ajuda a entender como organizar a rotina, porque é uma ferramenta que contribui na organização mental e emocional. E essa prática é uma ótima escolha para quem deseja trabalhar a escrita terapêutica.

Planner da Flor de Mim

Outro item que amo usar é o planner da Flor de Mim, porque além de me ajudar muito a ter uma visão semanal mais detalhada do que preciso fazer, também há espaços bem divididos para as metas do mês e do ano. O planner é muito fofo, organizado e bem intuitivo.

Se tem uma ferramenta analógica que eu indico mesmo para você que tem dificuldade em saber como organizar a rotina é um planner.

Nem sempre consigo utilizar meu planner com a frequência que eu gostaria, mas sinto que tudo fica melhor quando uso. Fora que é um ótimo lugar pra reunir informações preciosas sobre seu dia a dia e o que tem feito ao longo do ano.

Mandala lunar

Apesar de algumas pessoas usarem a Mandala lunar como uma forma de organizar a rotina, utilizando-a como uma agenda, eu prefiro usar a Mandala pra fazer anotações mais íntimas, como um diário mesmo. Então gosto de anotar o que estou sentindo, reunir afirmações positivas e pensar nos próximos passos que quero dar.

Na mandala, também há alguns espaços onde é possível fazer registro dos seus ciclos menstruais, o que permite algumas análises sobre o nosso corpo, nossas emoções e as experiências vivenciadas em cada período ao longo do ano.

Ferramentas digitais

Além das ferramentas analógicas, também amo contar com algumas ferramentas digitais que me ajudam a ter uma visão mais ampla do que estou fazendo e entender melhor como organizar a rotina, avaliando quais os caminhos a serem percorridos e as formas de manter os arquivos que preciso sempre mais acessíveis.

Se tem uma ferramenta que gosto muito de usar sempre que ligo o computador é o bloco de notas. Porque ele fica ali, no cantinho, servindo quase como um “borrão” pra anotar as coisas, guardar alguns links ou deixar lembretes para as próximas horas, mas sei que ele é um suporte que não permite ir muito além disso. Então, a seguir, vou falar mais sobre quais são os apps que me ajudam a organizar a rotina.

Como organizar a rotina com aplicativos?

Com a ajuda de aplicativos ou sites, como o Notion e o Google Calendário, é possível ter uma visão geral do dia a dia, da semana e até do mês, ajudando a organizar melhor a rotina e gerenciar as atividades com mais eficácia.

Confira, a seguir, como organizar a rotina de um jeito mais simples e eficaz com esses aplicativos!

Google Calendário

Já aviso logo que o Google Calendário, depois que você conhece e começa a utilizá-lo, é um caminho sem volta. Antes eu usava ele apenas para compromissos agendados por meet com outras pessoas, mas depois entendi que a principal funcionalidade dele é dividir a rotina em blocos de tempo, e isso mudou minha vida.

Principalmente no período em que eu estava cheia de tarefas de diferentes áreas, lidando com compromissos do mestrado, dos trabalhos de freelas de redação e da vida pessoal, entender cada tarefa como um bloco de tempo com hora para começar e terminar me deu um espaço mais livre para fazer outras coisas.

Isso porque quando a gente faz apenas uma lista de tarefas de tudo o que temos para fazer ao longo do dia, a possibilidade de que a gente coloque mais coisas do que o que realmente consegue é muito grande. Já ao identificar quanto tempo você pode levar em cada uma das demandas, colocando-as em blocos te tempo, é possível distribuir melhor as partes da semana e rever quais são as prioridades.

Particularmente, o Google Calendário foi a opção mais prática e eficaz que encontrei para isso. Escolhi uma paleta de cores que agrada meus olhos, a fim de separar melhor as áreas de cada demanda e gerar uma visualização mais fácil, e costumo utilizar com frequência para ver quais dias estão mais livres e quais são aqueles que preciso focar mais ou distribuir melhor as tarefas.

Com o Google Calendário, consigo saber como organizar a rotina de forma mais visual, focando nas cores de cada segmento da minha vida pessoal e profissional.

Vale ressaltar que a ideia dos blocos de tempo (ou time blocking) não é preencher os dias com várias tarefas, mas ter uma clareza sobre o que é preciso fazer, de acordo com o que é possível na sua realidade e com os seus objetivos semanais e mensais. Por isso, é legal também pensar em blocos de descanso, pausa ou de autocuidado durante a rotina.

Google docs

O Google Docs não é bem uma ferramenta para organizar a rotina, mas ele me ajuda diariamente, porque por lá eu faço, armazeno e compartilho arquivos com diversas finalidades, como: trabalhos acadêmicos, textos do trabalho freelancer, escritos literários, projetos, entre outros.

Trello

Para quem deseja saber como organizar a rotina de uma forma mais simples e prática, o Trello é uma ótima escolha. Além de servir para tarefas diárias, esse aplicativo também contribui muito no desenvolvimento de projetos, trabalhos ou coisas que seguem um determinado processo entre o que precisa ser feito, o que está sendo realizado e o que já foi concluído.

O Trello também é útil para quem deseja ter um lugar de armazenar links, arquivos, ideias, etiquetas e checklists, pois os seus quadros podem ser utilizados para diferentes propósitos, aplicando o método Kanban (metodologia que facilita a visualização do andamento de um projeto).

Normalmente, o Trello é muito utilizado nos processos de trabalho, em que é preciso saber como organizar a rotina com a equipe para facilitar o andamento das demandas.

Notion

Ah, o Notion é o meu queridinho! <3 Tenho muito amor por esse aplicativo, apesar de saber que ele assusta no começo. Depois que você aprende a mexer nele e vê o tanto de funcionalidades que ele oferece em um só espaço, você dificilmente vai querer deixar de usar (a não ser que ele realmente não se encaixe na sua rotina).

Eu gosto de usar o Google Calendário e o planner na hora que eu preciso saber como organizar a rotina da semana e do mês. Já o Notion, geralmente, utilizo mais para algumas coisas específicas, entre elas estão:

• anotações rápidas de oficinas ou cursos que participo;
• registros de desenvolvimento de algum projeto;
• reunião de dados ou links importantes;
• moodboards de inspiração;
• coleção de referências;
• lista de coisas para lembrar e/ou fazer.

Você já tentou usar o Notion no processo de entender como organizar a rotina com mais praticidade?

Pomodoro

O pomodoro não é uma dica de como organizar a rotina, mas ajuda bastante a focar e organizar o tempo das tarefas do dia. Isso porque, às vezes, nossa cabeça já está tão cheia das obrigações a cumprir que fica difícil ter aquela concentração necessária para dar o check que falta na sua lista, né?

Mas o Pomodoro é um meio de facilitar esse desafio: em vez de você pensar que vai passar duas horas completas para fazer um trabalho, você pode experimentar se consegue desenvolvê-lo em dois blocos de 50 minutos, com dois blocos de descanso de 10 minutos entre eles, por exemplo.

Fica mais leve pensar assim, com pausas, o que contribui também para pensar na tarefa como algo que você tem tempo para começar e terminar.

E, claro, nem sempre vamos conseguir finalizar no tempo almejado, mas ao trabalhar com os blocos de tempo vamos nos habituando a perceber a média de horas que levamos para cada atividade, o que facilita a organização da rotina nas próximas semanas.

Toggl Time Tracker

Enquanto o Pomodoro me ajuda a estabelecer uma determinada quantidade de blocos de tempo, o Toggl contribui para que eu registre o tempo que levou cada tarefa.

Então, apesar de não ser diretamente uma ferramenta sobre como organizar a rotina, ele me ajuda a saber quantas horas normalmente eu passo para concluir uma atividade. E esse dado é extremamente útil para:

• contabilizar as horas trabalhadas na semana e no mês;
• analisar quais projetos estão preenchendo mais meu tempo;
• avaliar os dias em que me sinto mais produtiva;
• auxiliar na hora de montar os blocos de tempo na agenda.

Agora me conta: quais desses apps você já usa no processo de entender como organizar a rotina? Se tiver mais alguma dica, fala nos comentários.

Como equilibrar trabalho e descanso ao organizar a rotina?

Quando comecei a trabalhar de casa, o meu espaço diário se dividiu entre descanso, lazer, estudo e trabalho, mas como equilibrar tudo isso para não passar horas e horas em frente ao computador só trabalhando e/ou estudando?

Essa foi uma das perguntas que me fiz enquanto sentia a necessidade de me organizar melhor.

Ao longo desses anos, aprendi que programar melhor a semana e o mês vai muito além de tentar ter algum controle sobre a rotina de trabalho e estudo: isso contribui para que a gente tenha tempo livre e uma vida mais equilibrada.

Equilibrando atividades profissionais e momentos de descanso, é possível garantir uma rotina mais saudável e produtiva.

Ou seja, não é preciso organizar as coisas com o pensamento de perder várias horas encontrando a rotina perfeita, mas com o intuito de encontrar espaços para repousar e recarregar suas energias.

Para saber como organizar a rotina, equilibrando estudo, descanso e lazer, você pode tentar:

• definir horários para cada coisa ao longo da semana, pensando nos blocos de tempo para cada uma;
• definir as prioridades de cada dia para evitar a sobrecarga e o cansaço excessivo;
• separar pausas regulares ao longo do dia para relaxar, como fazer um lanchinho, alongar o corpo, fazer carinho nos seus pets ou simplesmente descansar a mente tomando um chá ou um café;
• estabelecer limites claros entre o trabalho e a vida pessoal;
• praticar exercícios físicos na rotina, a fim de diminuir o estresse e aumentar sua energia física e mental;
• optar por uma alimentação que proporcione mais força, motivação e saúde;
• reservar um tempinho especial para as atividades que você mais gosta de fazer, para seus hobbies, como ler um livro, assistir a filmes ou séries e fazer atividades manuais, por exemplo;
• lembrar de se divertir sempre, sair com os amigos e familiares, ter encontros consigo, descobrir novos lugares na cidade, experimentar coisas que você gostava de fazer quando era criança;
• respeitar seu horário de sono para melhorar sua saúde mental e física.

Agora que você já sabe como organizar a rotina, é hora de aplicar essas dicas no seu dia a dia para ver quais são as práticas e as ferramentas que mais podem te ajudar.

Esperamos que este conteúdo tenha ajudado você! Se tiver mais dicas sobre como você organiza seu dia a dia, deixa um comentário aqui contando um pouquinho. Vou amar saber!

Um beijo e até a próxima!

Dúvidas frequentes sobre como organizar a rotina

Como organizar seus horários?

O primeiro passo para saber como organizar a rotina, respeitando seus horários, é fazer uma lista ou um despejo de todas as tarefas que estão ocupando sua mente. Assim você consegue visualizar com mais facilidade o que precisa ser feito no mês e na semana, definindo prioridades e estabelecendo blocos de tempo.

Qual a melhor forma de se organizar?

É normal ter dúvidas sobre como organizar a rotina da melhor forma, mas é importante lembrar que não há um jeito certo nem errado, e sim o que funciona para você. Então vale experimentar ferramentas analógicas e digitais, definir prioridades, manter seu espaço de trabalho organizado e acompanhar seus hábitos no dia a dia.

Como ser mais produtivo? Dicas para saber como organizar a rotina

A produtividade não se relaciona apenas com sua dedicação no dia a dia. Ela tem muito a ver também com os cuidados de saúde mental e física que você estabelece ao longo da rotina. Então, além de saber como organizar a rotina, é indicado respeitar o horário de sono, ter uma alimentação equilibrada, cuidar do emocional, definir as prioridades e separar momentos para se divertir também.